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Términos y Condiciones de Uso

Última actualización: 30 de octubre de 2026

Bienvenido a FlowState (en adelante "la Plataforma"), operada por Johan Steven Barón Díaz, identificado con cédula de ciudadanía No. 1.001.316.473, con domicilio en Calle 11C #80B, Bogotá, Cundinamarca, Colombia (en adelante "FlowState"). El acceso o uso de la Plataforma implica la aceptación plena de estos Términos y Condiciones.

1. Descripción del servicio

FlowState presta dos servicios independientes bajo la misma marca:

1. Plataforma de gestión logística y mensajería — un software SaaS que permite a negocios y emprendedores:
   • Centralizar y gestionar comunicaciones de WhatsApp Business desde un solo panel.
   • Configurar un asistente con inteligencia artificial para atención automatizada.
   • Crear flujos de automatización para confirmación de pedidos, seguimiento de envíos y recordatorios.
   • Enviar mensajes mediante plantillas de WhatsApp aprobadas por Meta.
   • Gestionar pedidos, clientes y catálogo de productos desde un panel centralizado.
   • Integrar la tienda del comercio con Shopify para sincronizar pedidos y productos.
   • Coordinar el despacho y el seguimiento logístico con un operador de transporte.
   • Asignar conversaciones y pedidos a un equipo de trabajo con roles diferenciados.
2. Creación de páginas web — diseño y desarrollo de sitios web y landing pages para negocios. Es un servicio independiente de la plataforma de mensajería: la contratación de uno no exige la del otro.

El servicio aplicable a cada cuenta depende de lo contratado.

2. Registro y cuentas

• El uso de la plataforma de gestión logística requiere la creación de una cuenta con información veraz y completa. El acceso es exclusivamente por invitación; no existe registro abierto al público.
• El titular de la cuenta es responsable de mantener la confidencialidad de su contraseña y de toda actividad realizada bajo su cuenta.
• Debe notificarse de inmediato a FlowState cualquier uso no autorizado de la cuenta.
• Es posible invitar a miembros del equipo con acceso limitado según su rol dentro del panel. El titular de la cuenta responde por el uso que dichos miembros hagan de los permisos otorgados.
• FlowState se reserva el derecho de suspender o cancelar cuentas que incumplan estos términos.

3. Uso del servicio de mensajería

En el uso de FlowState como herramienta de mensajería:

• El comercio es responsable del contenido. El comercio decide qué mensajes enviar a sus clientes; FlowState es la herramienta, no el remitente.
• Consentimiento del destinatario. El comercio debe asegurarse de que sus clientes hayan consentido recibir mensajes de su negocio.
• Cumplimiento de las Políticas de WhatsApp Business. El comercio debe cumplirlas al enviar mensajes a través de la Plataforma.
• Plantillas aprobadas. Los mensajes automáticos solo pueden enviarse mediante plantillas previamente aprobadas por Meta.
• Prohibición de spam. Está prohibido enviar mensajes no solicitados a personas sin un pedido en curso con el negocio.
• Datos sensibles. No debe solicitarse ni almacenarse a través del chat información financiera sensible, como números completos de tarjetas de crédito, contraseñas bancarias o claves de seguridad.

4. Asistente con inteligencia artificial

FlowState ofrece un asistente con inteligencia artificial opcional para responder automáticamente a los clientes del comercio:

• El asistente funciona con la propia clave de API del proveedor de inteligencia artificial que el comercio elija. FlowState no contrata un proveedor de IA propio ni asume su costo.
• Los datos de cada tienda permanecen aislados de los de las demás.
• Para entender lo que envía el comprador, el asistente transcribe sus audios y describe sus imágenes y videos con el mismo proveedor de IA del comercio.
• Cuando el asistente no cuenta con suficiente confianza en una respuesta, no responde de forma automática y encola la conversación para atención humana, en lugar de arriesgarse a una respuesta incorrecta.
• El comercio es responsable de revisar y ajustar las respuestas del asistente, y puede desactivarlo en cualquier conversación para atenderla directamente.
• FlowState no asume responsabilidad por respuestas incorrectas o malinterpretaciones generadas por el asistente; su supervisión corresponde al comercio.

Apps de IA propias (MCP)

El usuario puede conectar a su tienda una app de IA propia, como Claude, ChatGPT o Cursor, para consultar su negocio. La conecta y la autoriza él, con su cuenta en esa app; el acceso es de solo lectura (pedidos, clientes, chats pendientes, finanzas, semáforo y pauta) y puede revocarlo en cualquier momento desde el panel. Lo que la app hace con esa información se rige por los términos de su proveedor.

5. Automatizaciones y flujos

• Los flujos de automatización configurados (confirmación de pedidos, seguimiento de envíos, recordatorios) se ejecutan según las condiciones establecidas por el comercio.
• El comercio es responsable de configurarlos correctamente y de verificar su funcionamiento.
• FlowState no asume responsabilidad por mensajes enviados erróneamente debido a configuraciones incorrectas del comercio.
• Los mensajes enviados mediante automatizaciones cuentan como mensajes regulares para efectos de facturación de Meta.

Envío de datos a destinos que elige el comercio (webhooks de salida)

El comercio puede configurar FlowState para que envíe los datos de sus pedidos a direcciones web que él mismo elige (por ejemplo, Make, Zapier, una hoja de Google o un servidor propio). Esos envíos pueden incluir el nombre, el teléfono, el correo y la dirección de sus compradores, salvo que el comercio elija enviarlos sin datos personales.

• Cada destino lo elige, contrata y controla el comercio. FlowState hace el envío por instrucción del comercio y no controla lo que el destino hace con los datos que recibe.
• Al configurar un destino, el comercio declara y garantiza que:
  • cuenta con la autorización de sus compradores, u otra base legal, para enviar esos datos a ese destino y para la finalidad con que lo usará;
  • tiene con el proveedor del destino el contrato que exige la ley cuando ese proveedor trata los datos por cuenta del comercio (contrato de transmisión, artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015), y que verificó las condiciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 cuando el destino está fuera de Colombia, además de las de la ley de su propio país;
  • protege la dirección del destino y el secreto con que FlowState firma los envíos;
  • atenderá las consultas y reclamos de sus compradores sobre los datos que guarde en esos destinos.
• FlowState guarda la fecha en que el comercio hizo esta declaración para cada destino.
• FlowState nunca envía a estos destinos el contenido de las conversaciones de WhatsApp.
• FlowState puede rechazar un destino que apunte a redes internas o no use una conexión cifrada, y pausar uno que falle repetidamente.

Recepción de pedidos desde fuentes del comercio (webhooks de entrada)

El comercio puede conectar a FlowState landings, formularios o tiendas que no son Shopify (por ejemplo, una página propia, WooCommerce, un formulario o una herramienta como Make o Zapier), para que los pedidos que allí recibe lleguen a FlowState. FlowState los trata como cualquier otro pedido del comercio, incluida la confirmación por WhatsApp.

• Cada fuente la elige, contrata y controla el comercio. FlowState recibe los datos por su instrucción y no controla lo que la fuente o el intermediario hagan con ellos antes de enviarlos.
• Al crear una conexión, el comercio declara y garantiza que:
  • su landing o formulario informa al comprador sobre el tratamiento de sus datos y recoge su autorización (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012), incluida la de ser contactado por WhatsApp sobre su pedido, conforme a las políticas de WhatsApp Business;
  • tiene con el proveedor de la fuente o del intermediario el contrato que exija la ley cuando trate los datos por su cuenta;
  • protege la dirección de la conexión y, si la usa, el secreto de la firma, y no la publica en el código de sus páginas.
• FlowState guarda la fecha en que el comercio hizo esta declaración para cada conexión.
• Para limitar el abuso, FlowState aplica topes de recepción y puede retener para revisión humana, sin confirmarlos ni despacharlos, los pedidos que superen el tope diario o que lleguen con un valor inferior al costo del producto.

Mensajes de recompra y testimonios de compradores

El comercio puede activar que FlowState, a su nombre, pida la opinión de quien recibió un pedido y le ofrezca reponer el producto cuando se le esté acabando.

• Las dos funciones vienen apagadas y las activa el comercio. El comercio responde por el contenido de sus ofertas y por los productos que decide ofrecer.
• La oferta de recompra es un mensaje comercial. FlowState solo la envía a quien autorizó expresamente recibir ese aviso por WhatsApp, nunca a listas, dentro de los horarios y con los límites de frecuencia que fija FlowState, y con una forma simple de pedir que no le escriban más, que se respeta siempre. Meta cobra cada uno de estos mensajes al comercio.
• Un testimonio (la opinión y la foto de un comprador) solo se muestra a otros compradores con la autorización expresa de quien lo dio y la aprobación del comercio, con su nombre de pila y su ciudad, y deja de mostrarse si el comprador lo revoca.
• FlowState puede pausar estos mensajes si la calidad del número de WhatsApp baja o si muchos compradores piden no recibirlos, para proteger el número del comercio.

Recuperación de carritos abandonados

El comercio puede activar que FlowState recuerde por WhatsApp, una sola vez, a quien empezó una compra en el checkout de su tienda en línea y no la terminó.

• Viene apagada y la activa el comercio.
• Solo se le escribe a quien marcó en el checkout la casilla de mensajes de la tienda. Al activarla, el comercio declara que el texto de esa casilla informa que recibirá mensajes por WhatsApp, y responde por ese texto.
• El recordatorio respeta los mismos horarios, límites y pausas que los mensajes de recompra, y la forma de pedir que no le escriban más.
• Los datos de un carrito que no se recupera se borran a los 30 días.

6. Integración con Meta (WhatsApp, anuncios y píxel)

FlowState utiliza las APIs oficiales de Meta Platforms. No se conecta a páginas de Facebook ni a cuentas de Instagram, ni lee mensajes de Messenger o de Instagram. Al conectar sus cuentas de Meta a FlowState:

• El comercio autoriza a FlowState a acceder a los datos de su cuenta de WhatsApp Business, según los permisos otorgados durante la conexión.
• Si el comercio conecta un portafolio para su pauta, FlowState lee, de las cuentas publicitarias que él elija, el nombre de sus campañas y anuncios y lo que se gastó en ellos, para mostrar el costo por pedido. FlowState no crea, modifica, pausa ni presupuesta anuncios.
• Si el comercio activa el píxel (Conversions API), FlowState informa a Meta cada compra confirmada para que atribuya la venta a su anuncio, sin enviar el nombre, el teléfono ni el correo del comprador.
• El comercio es responsable de cumplir las Condiciones del Servicio de Meta y las Políticas de la Plataforma de Meta.
• No debe usarse FlowState para enviar spam, contenido prohibido o mensajes no solicitados a través de WhatsApp.
• La cuenta de WhatsApp puede desconectarse de FlowState en cualquier momento, desde el panel o directamente desde la configuración de Meta.
• FlowState no asume responsabilidad por limitaciones, restricciones, bloqueos de cuenta o cambios en la API de Meta que afecten la funcionalidad del servicio. Si Meta bloquea o restringe un número por incumplimiento de sus propias políticas, FlowState no tiene responsabilidad ni capacidad de desbloqueo.

7. Servicio de creación de páginas web

Además de la plataforma de mensajería, FlowState presta un servicio independiente de diseño y desarrollo de páginas web para negocios.

• El alcance, los entregables y las condiciones específicas de cada proyecto se acuerdan directamente con el cliente antes del inicio.
• El sitio web entregado pasa a ser propiedad del cliente una vez completado el pago acordado, salvo componentes de terceros (plantillas, librerías, fuentes) sujetos a sus propias licencias.
• El soporte posterior a la entrega, cuando aplique, se rige por lo acordado en el contrato específico de cada proyecto, no por estos términos generales.

8. Uso aceptable

El uso de cualquiera de los dos servicios implica el compromiso de:

• Usar el servicio de forma legal y ética.
• No enviar contenido ilegal, difamatorio, abusivo, amenazante o que infrinja derechos de terceros.
• No usar la Plataforma para enviar spam o mensajes masivos no solicitados.
• No intentar acceder a datos, conversaciones o cuentas de otras tiendas o usuarios.
• No utilizar el servicio para actividades fraudulentas, estafas o engaño a consumidores.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar ni intentar obtener el código fuente de la Plataforma.
• No compartir las credenciales de acceso con personas no autorizadas.
• Cumplir con la normatividad aplicable, incluyendo la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).

El incumplimiento de esta cláusula da lugar a la suspensión inmediata de la cuenta.

9. Un pedido enviado no puede deshacerse

Esta cláusula se trata por separado por ser la consecuencia más costosa de un error en la plataforma de logística:

Cuando FlowState crea un pedido en el operador logístico, dicha operación es definitiva. Su API no ofrece cancelación. A partir de ese momento el pedido existe en su sistema y sigue su curso logístico.

Por esta razón, deben verificarse los datos antes de despachar (dirección, ciudad, productos y cantidades), y los productos deben estar correctamente vinculados antes de enviar el primer pedido. Cualquier corrección posterior debe gestionarse directamente con el operador logístico, en su propio panel — FlowState no tiene capacidad de revertirla.

10. Propiedad intelectual

• El software, la marca y el diseño de FlowState son propiedad de Johan Steven Barón Díaz, operados bajo la marca FlowState. Estos términos otorgan un derecho de uso de la plataforma, no de apropiación sobre ella.
• Los datos del comercio siguen siendo del comercio: sus pedidos, sus clientes, sus conversaciones y sus productos. FlowState no reclama propiedad sobre ellos ni los usa para fines propios.
• Las marcas, logotipos y nombres comerciales de FlowState no pueden usarse sin autorización previa por escrito.

11. Acceso administrativo de FlowState

La creación de una cuenta y la aceptación de estos Términos implica el reconocimiento y la autorización de que el personal técnico de FlowState mantiene un acceso administrativo sobre las tiendas, cuentas y datos de la Plataforma, con la facultad de:

• Ver los datos de la tienda: clientes, pedidos, conversaciones, configuración, productos y datos logísticos.
• Modificar datos cuando sea necesario para las finalidades descritas a continuación.
• Ver y gestionar las conversaciones de WhatsApp Business asociadas a la cuenta.
• Ajustar la configuración del asistente, los flujos automatizados y las plantillas.

Este acceso se ejerce únicamente para:

• Prestar el soporte técnico solicitado.
• Realizar mantenimiento, migraciones y corrección de errores.
• Verificar el correcto funcionamiento de las integraciones (WhatsApp Cloud API, Shopify, el operador logístico) y del asistente de inteligencia artificial.
• Cumplir una obligación legal, incluyendo requerimientos de autoridades colombianas competentes, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1273 de 2009.
• Detectar y prevenir fraude o uso indebido de la Plataforma.

Cada acceso queda registrado y se rige por el principio de mínimo privilegio: se accede únicamente a lo estrictamente necesario. Queda prohibido el uso de los datos para fines distintos a los enumerados, incluyendo compartirlos con terceros no autorizados o usarlos para fines de mercadeo propio.

Este acceso es inherente a la naturaleza del servicio y no constituye una transferencia de la titularidad de los datos: la información de los clientes finales sigue siendo del comercio (como responsable del tratamiento) y de dichos clientes (como titulares).

12. Privacidad y datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos Personales, que forman parte integral de estos Términos y Condiciones y cumplen con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia.

Para mejorar la Plataforma, FlowState mide cómo se usa el panel: qué pantallas se visitan, cuándo y por cuánto tiempo. No se graban las sesiones ni se envían datos de los compradores. El detalle está en la sección 1.5 de la Política de Privacidad.

13. Planes, pagos y suscripciones

Esta sección aplica a la plataforma de gestión logística. El servicio de creación de páginas web se cotiza y factura por proyecto, según lo acordado con cada cliente.

• Los planes y sus precios se informan en la Plataforma antes de contratarlos. Ningún cobro se hace sin que el comercio conozca y acepte el precio de su plan.
• Los pagos realizados no son reembolsables, salvo que la ley colombiana disponga lo contrario.
• FlowState se reserva el derecho de modificar los precios, con aviso previo de treinta (30) días a través de la Plataforma o por correo electrónico.
• El incumplimiento en el pago puede resultar en la suspensión temporal del servicio hasta su regularización. La suspensión no implica la eliminación inmediata de los datos: estos se conservan durante sesenta (60) días después de la suspensión.

14. Disponibilidad del servicio

FlowState se presta tal cual, sin garantía de funcionamiento ininterrumpido.

• Pueden presentarse interrupciones por mantenimiento, fallos de infraestructura o caídas de los servicios de terceros de los que depende (Meta, Shopify, el operador logístico).
• Se procurará avisar con antelación de los mantenimientos programados, aunque no siempre será posible.
• No se garantiza que la plataforma esté libre de errores.

15. Límite de responsabilidad

FlowState es una herramienta de gestión. Las decisiones comerciales y logísticas corresponden al comercio.

En la medida permitida por la ley colombiana, FlowState no responde por:

• Pérdidas derivadas de pedidos mal despachados cuando los datos o los vínculos de producto fueron configurados por el comercio.
• Mensajes enviados por automatizaciones o el asistente de IA configurados o activados por el comercio.
• Suspensiones, limitaciones o sanciones que Meta, la tienda en línea del comercio o el operador logístico apliquen a sus cuentas.
• Interrupciones o cambios en las APIs de terceros.
• Lucro cesante, daño indirecto o pérdida de oportunidad comercial.
• Pérdida de datos causada por la propia eliminación de información por parte del comercio.
• El tratamiento que hagan de los datos los destinos que el comercio configure para recibir sus pedidos (webhooks de salida), y su seguridad.
• Los pedidos falsos, duplicados o erróneos que lleguen por las fuentes que el comercio conecte (webhooks de entrada), y el uso de la dirección de una conexión que el comercio no haya protegido.

Este límite tiene un techo, no es absoluto. Aplica únicamente a la responsabilidad por negligencia ordinaria en la prestación del servicio SaaS, y queda excluido de él —es decir, no se limita ni se excluye— cualquier responsabilidad de FlowState por:

• Dolo o culpa grave.
• Los derechos y garantías que la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) reconoce como irrenunciables cuando el comercio, frente a la relación contractual concreta, tenga la condición de consumidor conforme a esa ley.
• Cualquier otra responsabilidad que la ley colombiana no permita excluir o limitar por contrato.

Sujeto a esas excepciones, la responsabilidad máxima de FlowState frente al comercio, por cualquier reclamación derivada de estos Términos, se limita al monto pagado por este en los últimos tres (3) meses de suscripción.

16. Suspensión y terminación

La cuenta puede cancelarse en cualquier momento mediante solicitud al correo de contacto; los plazos de eliminación de datos están en la Política de Privacidad.

FlowState puede suspender o cerrar una cuenta cuando:

• Se incumpla la cláusula 8 de uso aceptable.
• Se ponga en riesgo la seguridad de la plataforma o de otras cuentas.
• Lo exija una autoridad o una obligación legal.
• Lo exija un tercero del que depende el servicio, por un uso indebido del comercio.
• Exista incumplimiento reiterado de pago.

Salvo que la gravedad del caso o una obligación legal lo impidan, se avisará antes del cierre de la cuenta y se otorgará un plazo razonable para exportar la información.

17. Modificaciones

FlowState puede modificar estos términos. Los cambios sustanciales se avisarán por correo con al menos quince (15) días de antelación. El uso continuado de la plataforma después de esa fecha implica la aceptación de los nuevos términos.

18. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Toda controversia se somete a los jueces competentes de la ciudad de Bogotá, Colombia. Las partes acuerdan procurar la resolución amistosa de cualquier controversia antes de acudir a la vía judicial.

19. Contacto